INTRANET – komunikacja wewnątrz firmy

Przeszukiwałeś kiedyś półki z teczkami pełnymi informacji w poszukiwaniu tej jednej, od której zależało coś najważniejszego. Jeśli tak, to pomyśl o danych dostępnych na twoim biurku na każde skinienie i w takiej formie, jaką sobie zażyczysz. Pomyśl o Intranecie.

Inspirowana lawinowym rozwojem sieci Internet – jako medium szybko dostarczającego informacji między heterogenicznymi systemami komputerowymi – rozwinęła się idea Intranetu. Pojęcie to określa sieć komputerową wewnątrz korporacji, dostarczającą pracownikom informacji o firmie i opartą na zasadach sprawdzonych w ogólnoświatowej sieci Internet.

Dotychczasowy rozwój sieci wewnątrz firmy – mimo poniesienia ogromnych kosztów – nie przynosił spodziewanych efektów. Wiele istniejących rozwiązań prowadziło do powstania szumu informacyjnego spowodowanego nadmiarem informacji oraz powodowało konieczność poświęcania dużej ilości czasu na poszukiwanie określonych danych. Panaceum na te kłopoty jest Intranet. Intranet nie wymaga zmiany dotychczas posiadanego sprzętu, oprogramowania ani zasobów baz danych.

Główną ideą Intranetu jest dostarczanie jak największej ilości informacji o firmie każdemu, kto jej potrzebuje przy minimalizacji kosztów, czasu i wysiłku włożonego w jej poszukiwanie. Intranet umożliwia ścisłą kontrolę nad informacją, gdyż może gwarantować, że informacja jest najnowsza, pochodzi z jednego źródła (może w ten sposób zapobiegać wewnętrznym sprzecznościom) oraz pochodzi z pierwszej ręki (dzięki odpowiednim narzędziom umieszczanie informacji w sieci jest dziecinnie proste i może tego dokonać prawie każdy, kto informację wytwarza).

Poza tym stwarza on platformę wymiany profesjonalnych doświadczeń między pracownikami. Dzięki swojemu powinowactwu z Internetem, Intranet dziedziczy prawie wszystkie jego cechy technologiczne (oprócz ogólnoświatowego zasięgu). Do tych cech należą:

1. heterogeniczność środowiska pracy – pracuje w każdej sieci opartej o protokół TCP/IP,

2. otwarte standardy umożliwiające płynne dostosowywanie posiadanego sprzętu bez obawy, że szybko będzie przestarzały,

3. możliwość bezpośredniego przesyłania plików między odległymi miejscami,

4. poczta elektroniczna – wspomagająca komunikację między pojedynczymi osobami i grupami,

5. nowoczesny interfejs użytkownika ułatwiający dostęp oraz dostarczający możliwości kształtowania wyglądu w zależności od potrzeb indywidualnego użytkownika,

6. dostęp do serwisu WWW umożliwiającego łatwe przeglądanie informacji,

7. prosty do opanowania i intuicyjny interfejs użytkownika,

8. możliwość pracy na wszystkich głównych platformach sprzętowych (Intel, PowerPc, Alpha etc.) i z większością popularnych systemów (Windows, UNIX, Mac, Dos, OS/2, etc.),

9. możliwość łatwego wykorzystania technik multimedialnych, w tym np. telekonferencje.

W bardzo niedalekiej przyszłości sieć komputerowa będzie najpowszechniejszym i standardowym medium przesyłania wiadomości. Firmy mające już dzisiaj możliwość korzystania z niej automatycznie osiągają przewagę konkurencyjną. Input (amerykańska firma z Mountain View w Kaliforni, zajmująca się badaniem rynku sieciowego) ocenia, że rynek usług internetowych i intranetowych w roku 2000 osiągnie wielkość 208 miliardów dolarów (wobec 12 miliardów w roku 1995). Natomiast według analityków z firmy International Data Corporation, do końca wieku sprzedaż serwerów intranetowych przekroczy ilość serwerów internetowych w stosunku 4,6 miliona (Intranet) do 440 000 (Internet).

Korzyści z posiadania Intranetu

Gwałtowne zwiększenie szybkości znajdowania i dostępu do poszukiwanych wiadomości, niezależnie od miejsca dostępu do sieci (np. szybki dostęp do listy pracowników wraz z hierarchią służbową, dzięki czemu wiadomo z kim należy skonsultować daną decyzję).

Dostęp do firmowych aplikacji niezależnie od miejsca przebywania.

Wspomaga centralistyczne i zdecentralizowane zarządzanie dokumentacją.

Dostęp do WWW, przez co proste dostarczanie informacji w schemacie jeden dla wielu.

Możliwość dostępu do istniejących wcześniej w przedsiębiorstwie aplikacji (w oparciu o schemat klient-serwer), a w szczególności wykorzystania dotychczasowych zasobów baz danych, składnic danych (data warehouses).

Otwarte standardy Intranetu zapobiegają zamknięciu się w getcie jednego systemu operacyjnego czy typu komputera (np. Unix jest systemem najlepiej wspomagającym komunikację, natomiast Windows jest niezastąpiony przy pracy biurowej czy projektowej – Intranet połączy oba te środowiska), poza tym możliwe jest łatwe przeprowadzanie rightsizingu (dopasowania technologii) w zależności od zmiany wymagań firmy i otoczenia rynkowego.

Łatwe przejście do nowego systemu spowodowane zarówno koniecznością nauczenia się obsługi zaledwie jednego interfejsu (przeglądarki zasobów), jak i łatwy, intuicyjny interfejs i bogate systemy pomocy. Programiści także nie będą mieli problemów z przystosowanie się, ponieważ narzędzia również posiadają ujednolicony interfejs.

Wspomaga komunikację między pracownikami w trzech obszarach:

+ przesyłanie informacji między pojedynczymi pracownikami za pomocą poczty elektronicznej jest bardziej efektywne niż rozmowy telefoniczne, ponieważ nie powoduje całkowitego oderwania pracownika od wykonywanej pracy oraz umożliwia komunikację bez względu na miejsce i obecnie wykonywane zadania,

+ przesyłanie informacji typu jeden do wielu umożliwiającą bardzo efektywny sposób prezentacji materiałów, które dotychczas musiały być publikowane w formie drukowanej (np. zarządzenia, cenniki itp.). Ten sposób prezentacji jednocześnie powoduje gwałtowny spadek kosztów publikacji, strat czasu na poszukiwanie informacji oraz uniknięcie możliwości dezaktualizacji danych

+ przesyłanie informacji typu wielu do wielu – usprawnia i wspomaga pracę grupową nad wspólnymi projektami – dzięki Intranetowi pracownicy nie są związani swoją aktualną lokalizacją.

Bezpieczeństwo przesyłanych danych dzięki szerokiemu zastosowaniu kodowania pakietów informacji (np. technologia SSL – Secure Socket Layer firmy Netscape).

Szeroka kontrola dostępu (directory services) umożliwiająca ścisłą kontrolę czynności wykonywanych przez każdego użytkownika oraz określenie dostępnych dla niego zasobów – dzięki replikacji przy wykorzystaniu tylko jednego hasła.

Replikacja zasobów umożliwia szybki dostęp do danych sieciowych, grup dyskusyjnych, poczty elektronicznej z każdego miejsca.

Nowe podejście producentów oprogramowania (m.in. Corel), polegające na sprzedaży oprogramowania na serwer (a więc dla wszystkich użytkowników pracujących na nim) a nie na poszczególne (a zatem ograniczone ilościowo) stanowiska. Spowoduje to znaczne obniżenie cen oprogramowania, dzięki współdzieleniu aplikacji poprzez sieć opartą o schemat Intranetu.

Sposoby zarządzania informacjami w Intranecie

Struktura wewnętrzna Intranetu umożliwia zarządzanie informacjami na dwa sposoby:

Zarządzanie scentralizowane

Istnieje departament zajmujący się tylko gromadzeniem i publikowaniem danych. Wariant ten umożliwia pełną kontrolę na informacją, to znaczy zapobiega powstawaniu stron o nie najwyższej jakości, redundancji informacji, różnorodności stylów na poszczególnych stronach. Jednocześnie ten sposób powoduje ograniczenie kreatywności pracowników oraz zubożenie zakresu publikowanych informacji.

Zarządzanie zdecentralizowane

Każdy (lub większość) może zamieścić swoje informacje w sieci. Opcja ta (praktykowana m.in. przez DEC) polega na ułatwieniu pracownikom szerokiego dostępu do możliwości publikowania danych.

Podejście takie wyzwala większą kreatywność wśród pracowników, którzy mogą prezentować wyniki swojej pracy na szerszym forum. Oczywiście dostęp do publikowania nie może odbywać się „na żywioł”, ale musi istnieć grupa odpowiedzialna za opracowywanie standardów i czuwanie nad ich spełnianiem. W szczególności powinna ona zajmować się:

+ treningiem pracowników w zakresie użycia sieci,

+ rozwijaniem standardowych sposobów publikowania informacji, dzięki czemu jest możliwy szybszy dostęp do poszukiwanej informacji,

+ doradztwo w zakresie rozwijania nowych aplikacji i integracji dotychczas istniejących z Intarnetem.

+ utrzymywanie informacji o aktualnych zasobach sieci.

Idealnym rozwiązaniem jest takie, gdy każdy dział odpowiedzialny jest za swoją stronę, jej uaktualnianie i odpowiednie kwalifikowanie dostępu do poszczególnych danych. DEC dodatkowo udostępnia część sieci Intranetowej swoim partnerom. Mogą oni w ten sposób pełniej zapoznać się z ofertą firmy.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo systemu intranetowego należy rozpatrywać w zależności od sposobu, w jaki podłączony on jest do sieci ogólnoświatowej. Intranet może istnieć jako:

Osobny systemem bez połączenia z Internetem

W takim przypadku mamy do czynienia z ograniczeniem dostępu do określonych zasobów oraz z koniecznością identyfikacji poszczególnych osób żądających dostępu do zasobów. Za te działania odpowiedzialne są specjalne części serwerów Web, tak zwane directory services.

Wydzielona część sieci Internet

Jest to częsty przypadek w firmach, które używają Internetu na przykład do przyjmowania zamówień na towary, a następnie opracowania ich w sieci wewnętrznej. Opcja taka pociąga za sobą większe zagrożenie dla poufnych danych, zarówno firmy jak i klientów. Duże firmy (Netscape, Microsoft, IBM, Visa, Mastercard, American Express, rząd Stanów Zjednoczonych) współpracują w celu utworzenia ogólnych sposobów zabezpieczeń wiadomości przesyłanych siecią.

Prace prowadzone są w trzech obszarach:

1. Komunikacja internetowa – obejmująca pocztę elektroniczną, grupy dyskusyjne i IRC. Mechanizmem ochrony w tym przypadku jest PCT (Private Communication Technology) oferująca prywatność, kontrolę autentyczności i możliwości identyfikacji. Mechanizm ten oparty jest o 128 bitowy klucz bezpieczeństwa (poza USA tylko 40 bitowy). W przyszłości przewidziane jest połączenie PCT z mechanizmem SSL (Secure Sockets Layer) i utworzenie STLP (Secure Transport Layer Protocol).

   2. Współdzielenie aplikacji i kodów programów – system użytkownika ładującego program może być zabezpieczony dwojako: oddzielenie załadowanego programu od zasobów systemu operacyjnego (np. zbiorów, pamięci) jak ma to miejsce w przypadku appletów Javy. Drugim sposobem jest zaopatrzenie programu w podpis cyfrowy autora.

   3. Transakcje kartami kredytowymi i ogólniej handel w Internecie – systemem zabezpieczającym ma być SET (Secure Transaction Set), który zapobiegać ma próbom nadużyć za pomocą kart kredytowych oraz zabezpieczać dane o karcie w trakcie przeprowadzania transakcji.

Dzielenie się informacjami w Intranecie.

Dzielenie się informacjami w obrębie organizacji posiadającej sieć lokalną wygląda w następujący sposób:

+ zestaw aplikacji na komputerze osobistym,

+ poczta elektroniczna,

+ dostęp do serwera plików – umożliwiający dostęp do współdzielonych plików ale nie dający narzędzi do przeszukiwania zasobów,

+ aplikacje ułatwiające pracę grupową (np. Lotus Notes) – dość rzadki przypadek, trudne administrowanie ze względu na skomplikowana strukturę danych i konieczność replikacji

(patrz obsługa Igrzysk Olimpijskich w Atlancie by Lotus Notes).

Nowa taktyka przy zastosowaniu Intranetu

Wszystkie informacje (od ogólnofirmowych wiadomości do osobistych plików użytkowników) przechowywane są na serwerach sieciowych. Każda informacja może być obłożona restrykcjami dotyczącymi możliwości odczytu i zapisu. Dostęp do informacji możliwy jest za pomocą:

+ połączeń między stronami (links),

+ połączeń umieszczanych w przesyłanych listach (hot links),

+ pełnotekstowych przeszukiwarek.

Dotychczasowy sposób dystrybucji oprogramowania (sprzedaż licencji na określoną ilość użytkowników) powodował ogromne kłopoty w kontroli i administracji takim software’m. Pod naciskiem użytkowników, niektóre firmy (m.in Corel) mają rozpocząć sprzedaż oprogramowania do instalowania na serwerze intranetowym, które nie będzie miało ograniczenia ilości jednocześnie pracujących stanowisk. Proces umieszczania nowych informacji na serwerze przebiega w trzech etapach:

1. utworzenie i edycja strony z informacjami (np. za pomocą standardowego edytora tekstu),
2. przesłanie tej strony (po dokonaniu, za pomocą automatycznych narzędzi, konwersji na HTML) do administratora serwera WWW (może to być specjalny program),
3. rozesłanie poczty zawierającej połączenie do nowej strony do autorów innych stron lub przeszukiwarek, gdzie powinna znaleźć się informacja o nowej stronie.

Korzyści z takiego podejścia są wielorakie:

+ zwiększenie szybkości dostępu do informacji,

+ informacja pochodzi z jednego źródła i przy niewielkim nakładzie pracy zawsze jest aktualna,

+ redukcja kosztów drukowania dokumentów,

+ redukcja wymagań dotyczących sprzętu spowodowana dramatycznie obniżoną ilością kopii jednego dokumentu

Paula Wąsowska